Datenschutzerklärung

für die Anwendung „GN Probenahme“ · Stand: 21.10.2026

1. Verantwortlicher

Gebrüder Naim GmbH & Co. KG, Friedrichsthaler Straße 29, 66540 Neunkirchen
vertreten durch Ali Naim und Housein Naim
Telefon: +49 (0)681 / 9471861 · E-Mail: info@gebr-naim.de

Anfragen zum Datenschutz (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch u. a.) richten Sie bitte an: farid@gebr-naim.de

2. Worum es geht

„GN Probenahme“ ist unsere interne Betriebsanwendung für Probenahme, Wareneingang, Lager, Verladung, Ankauf und Abrechnung. Sie ist nur nach Anmeldung nutzbar. Zugang haben unsere Beschäftigten sowie von uns freigeschaltete Geschäftspartner (z. B. Kunden mit reinem Leserecht). Auf dieser Seite informieren wir Sie nach Art. 13 und 14 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden.

3. Welche Daten wir verarbeiten, wozu und auf welcher Grundlage

3.1 Benutzerkonto und Anmeldung

Daten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Berechtigungen, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hash gespeichert), bei Nutzung der Zwei-Faktor-Anmeldung das dafür nötige Geheimnis, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Sperrstatus, Angabe, wer das Konto angelegt hat.
Zweck: Zugangskontrolle und Rechteverwaltung.
Rechtsgrundlage: bei Beschäftigten § 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses), bei Geschäftspartnern Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

3.2 Technisch notwendiger Cookie

Nach der Anmeldung setzen wir einen Sitzungs-Cookie (gn_sess). Er enthält nur eine zufällige Kennung, ist als „HttpOnly“ und „Secure“ gekennzeichnet und gilt 12 Stunden bzw. 30 Tage, wenn Sie „Auf diesem Gerät angemeldet bleiben“ wählen. Er ist für den Betrieb zwingend erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist nicht nötig. Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein.

3.3 Gespeicherte Einstellungen und Entwürfe im Browser

Die Anwendung speichert in Ihrem Browser (lokaler Speicher) Einstellungen und Zwischenstände, z. B. Sprache, Hell-/Dunkel-Darstellung, Druckereinstellungen, nicht abgeschlossene Eingaben und den Schalter für den Test-Modus. Diese Daten verlassen Ihr Gerät nicht, sind für die gewünschte Funktion erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und können über die Browser-Einstellungen gelöscht werden.

3.4 Server-Protokolle

Daten: Bei jedem Zugriff verarbeitet unser Webserver technisch bedingt die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse und den Status der Antwort. Wir kürzen IP-Adressen in den Protokollen und speichern keine Cookies, Browser-Kennungen oder Verweis-Adressen.
Zweck: Sicherheit und Stabilität des Betriebs, Abwehr von Angriffen, Fehlersuche.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).
Dauer: Die Protokolle sind in ihrer Größe begrenzt und werden automatisch rotiert; ältere Einträge werden überschrieben (typischerweise nach einigen Wochen).

3.5 Aktivitäts- und Fehlerprotokoll

Daten: Zeitpunkt, Benutzerkennung, aufgerufener Bereich, ausgeführte Aktion, Gerätetyp (z. B. PC, Tablet, Handy) und Browser sowie Nutzungszeiten; bei Fehlern zusätzlich die Fehlermeldung. Für Änderungen an Geschäftsdaten (z. B. Lagerpositionen, Preise, Einkäufe) wird gespeichert, wer wann was geändert hat.
Zweck: Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Fehleranalyse, Behebung technischer Störungen und Organisation der Arbeitsabläufe.
Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 1 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Dauer: Aktivitäts-, Nutzungszeit- und Fehlerprotokolle löschen wir automatisch nach 90 Tagen. Die Änderungshistorie zu Geschäftsdaten bleibt so lange erhalten wie die Geschäftsdaten selbst.

3.6 Geschäftsdaten mit Personenbezug

Daten: Kundenstammdaten (Firma, Ansprechpartner, Anschrift, Telefon, E-Mail, Umsatzsteuer-ID), Wiegescheine und Anlieferungen (Kunde, Kfz-Kennzeichen, Fahrer), Ankäufe von Privatpersonen an der Kasse (Name, Anschrift, Kfz-Kennzeichen, Ausweisnummer), Lieferscheine, Abrechnungen und zugehörige Dokumente sowie Fotos, die Beschäftigte zur Dokumentation hochladen. Auf Fotos können zufällig Personen oder Kennzeichen erkennbar sein.
Zweck: Abwicklung von An- und Verkauf, Wägung, Lagerhaltung, Abrechnung und gesetzliche Dokumentation.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, z. B. handels- und steuerrechtliche Dokumentation) und lit. f DSGVO (ordnungsgemäße Betriebsorganisation).
Dauer: bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (je nach Dokumentart 6 bis 10 Jahre, § 257 HGB, § 147 AO), danach Löschung, sofern keine andere Rechtsgrundlage vorliegt.

3.7 Rückmeldungen

Wenn Beschäftigte über die Anwendung eine Rückmeldung senden, speichern wir den Text, ggf. ein Bild, Benutzerkennung, Rolle, Ansicht, Gerät und Version. Zweck ist die Verbesserung der Anwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 26 BDSG). Erledigte Rückmeldungen löschen wir automatisch 90 Tage nach der Erledigung.

3.8 Kamera

Zum Scannen von QR-Codes kann die Anwendung nach Ihrer Freigabe im Browser auf die Kamera zugreifen. Das Bild wird ausschließlich in Ihrem Browser ausgewertet und nicht an uns übertragen.

3.9 Automatisches Auslesen von Dokumenten mit Claude (Anthropic)

Wenn Sie in der Anwendung die Funktion „Dokument hochladen & auslesen“ nutzen (z. B. Assay-Report, Finalabrechnung, B/L, Rechnung, Laborbericht), wird das ausgewählte Dokument bzw. werden dessen Seitenbilder und der Auslese-Auftrag über unseren Server an die Schnittstelle (API) der Anthropic PBC (USA) übermittelt und dort ausgewertet. Die Funktion wird nur auf Ihre Anforderung ausgelöst. Dokumente können Namen und Kontaktdaten von Geschäftspartnern enthalten. Wir haben die kommerzielle Schnittstelle des Anbieters vereinbart; Eingaben werden nach dessen Vertragsbedingungen nicht zum Training der Modelle verwendet. Die Übermittlung in die USA stützen wir auf geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO (EU-Standardvertragsklauseln). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Erfassung von Geschäftsdokumenten). Sie können die Funktion jederzeit nicht nutzen und die Werte von Hand eintragen.

Zur technischen Wartung kann ein berechtigter Administrator pseudonymisierte Fehlerprotokolle (ohne Namen, E-Mail-Adressen und IP-Adressen) mit einem KI-Assistenten desselben Anbieters auswerten.

3.10 Weitere Datenabrufe durch den Server

Unser Server ruft automatisch Wechselkurse und Metallpreise bei öffentlichen Diensten ab; dabei werden keine personenbezogenen Daten übermittelt. Links zu Reedereien oder Sendungsverfolgungen öffnen sich nur, wenn Sie sie selbst anklicken; für diese Seiten gelten deren eigene Datenschutzhinweise. Schriften und Programmbibliotheken laden wir von unserem eigenen Server, nicht von Dritten.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Hosting: STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin – Betrieb des Servers in Deutschland, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
• Anthropic PBC, USA – nur bei Nutzung der Funktion aus Abschnitt 3.9 und der pseudonymisierten Fehleranalyse.
• Im Übrigen geben wir Daten nur weiter, wenn eine Rechtsgrundlage besteht (z. B. an Steuerberater, Behörden oder Geschäftspartner im Rahmen der Auftragsabwicklung). Innerhalb des Unternehmens erhalten nur Personen Zugriff, die ihn für ihre Aufgabe benötigen (rollenbasierte Berechtigungen).

5. Speicherdauer im Überblick

6. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an farid@gebr-naim.de.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland, Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken, Telefon 0681 94781-0, poststelle@datenschutz.saarland.de.

7. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen

Ohne die Daten aus Abschnitt 3.1 ist eine Nutzung der Anwendung nicht möglich. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

8. Sicherheit

Die Verbindung ist durch TLS verschlüsselt. Passwörter werden nur als Hash gespeichert, optional ist eine Zwei-Faktor-Anmeldung möglich, wiederholte Fehlversuche werden gesperrt und die Zugriffsrechte sind rollenbasiert. Datensicherungen erfolgen täglich.

9. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.